Polska pomoc

Instrukcja zgłaszania wniosków projektowych

Instrukcja zgłaszania wniosków poprzez elektroniczny system portal.polskapomoc.gov.pl

1. Rejestracja

Dostęp do wniosku projektowego możliwy jest jedynie dla zarejestrowanych użytkowników. Aby zostać zarejestrowanym należy wypełnić formularz dostępny na stronie https://portal.polskapomoc.gov.pl, a następnie – po przesłaniu go w wersji elektronicznej – przesłać faksem. W sytuacji, gdy z różnych przyczyn nie ma możliwości wysłania faksu dopuszczalne jest przesłanie skanu e-mailem (na adres: portal.polskapomoc@msz.gov.pl). Rejestracja, zgodnie z wytycznymi zawartymi w regulaminie konkursu, powinna odbyć się na co najmniej 14 dni przed końcem terminu składania wniosków.

E-mail zawierający login i hasło generowany jest automatycznie w momencie przesłania elektronicznego formularza rejestracyjnego, konto wówczas nie jest jednak jeszcze aktywne. W sytuacji, gdy taki e-mail nie dotarł uprzejmie prosimy o kontakt – może się bowiem zdarzyć, że filtr antyspamowy u Państwa lub u Państwa dostawcy internetu zablokuje taką wiadomość.

Aktywacja konta przeprowadzana jest ręcznie i może trwać nawet do 7 dni (licząc od dnia dostarczenia do MSZ faksu/e-maila z formularzem rejestracyjnym), zazwyczaj jednak trwa nie dłużej niż 2 dni robocze. W jej trakcie sprawdzana jest zgodność danych organizacji rejestrującej z danymi zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym lub (gdy instytucja z mocy prawa nie jest zobowiązana do rejestracji w KRS) innych bazach danych (np. REGON).

Weryfikowana jest przede wszystkim zgodność danych teleadresowych, a w przypadku organizacji zarejestrowanych w KRS również sposób reprezentacji i osoby wpisane do reprezentowania danego podmiotu.

Dodatkowo sprawdzane jest, czy dany podmiot nie jest już zarejestrowany w systemie. W przypadku, gdy dana organizacja próbuje się zarejestrować ponownie wysyłane jest przypomnienie loginu i hasła. Przypomnienie trafia na adres sekretariatu podany w pierwotnej rejestracji.

spis treści

2. Logowanie

Logowanie odbywa się za pomocą otrzymanego loginu i hasła (te generowane są automatycznie po  rejestracji). Login i hasło powinny trafić na adres e-mail sekretariatu podany w formularzu rejestracyjnym. Logowanie będzie jednak możliwe dopiero po aktywacji konta (poinformuje o tym osobny e-mail).

spis treści

3. Zgłaszanie nowego wniosku projektowego

Aby zgłosić nowy wniosek projektowy po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Projekty”, następnie na dole strony (pod tabelą) w sekcji „Zgłoś nowy projekt na konkurs” z listy wybrać zadanie w ramach którego zgłaszany jest projekt. Aby zatwierdzić wybór i przejść do wypełniania wniosku projektowego należy kliknąć „Dodaj”. Sekcja została pokazana na poniższym zrzucie ekranu.

 Zgłaszanie nowego wniosku projektowego - zrzut ekranu

spis treści

4. Wypełnienie wniosku projektowego

Po zgłoszeniu ukazuje się podgląd wniosku (patrz zrzut ekranu poniżej). Po lewej stronie znajdują się zakładki, ułatwiające nawigację po formularzu. Poniżej – przyciski przechodzenia pomiędzy zakładkami. Za każdym razem, gdy kliknięta jest zakładka lub jeden z przycisków: „dalej” lub „powrót na listę” dane w formularzu są zapamiętywane. Dodatkowo udostępniony jest przycisk „Zapamiętaj zmiany w formularzu”, którego użycie powoduje zapisanie danych i możliwość wylogowania, bez konieczności przechodzenia do innej zakładki. Zachęcamy do jego częstego używania również dlatego, że ze wzgledów bezpieczeństwa sesja jest automatycznie wygaszana (następuje automatyczne wylogowanie) po godzinie bez reakacji (czyli np. zapisania danych lub przejścia do innej zakładki). 

Aby wysłać wniosek, wszystkie jego pola muszą być wypełnione. Pola związane z określeniem daty muszą być wypełniane w odpowiednim formacie – używanie spacji lub innych znaków, niezgodnych z formatem może skutkować komunikatem o błędnej wartości w danym polu. Ponadto w treści nie należy używać znaków specjalnych: tj. < > ‘ " & (ich użycie może powodować problemy z wygenerowaniem wydruku). W każdej chwili użytkownik ma możliwość wygenerowania wydruku próbnego oraz matrycy logicznej. Matryca logiczna jest generowana z pól wypełnionych w formularzu.

Wypełnienie wniosku projektowego - zrzut ekranu 

Uwaga: przeglądarką dedykowaną do pracy z systemem jest Internet Explorer w wersji 6.0 lub wyższej. Korzystanie z innej przeglądarki może powodować błędne wyświetlanie lub nawet niezapisywanie danych w formularzach. Ponadto nie należy korzystać z opcji otwierania jednego wniosku w wielu kartach przeglądarki – to również może spowodować niezapisanie wprowadzonych danych. Ponadto praca wielu osób jednocześnie na jednym koncie (i dodatkowo na jednym wniosku) może powodować podobne problemy z zapisywaniem danych. W związku z powyższym należy przestrzegać zasady: jedno konto-jedna osoba zalogowana. W sytuacji, gdy konieczne jest przygotowywanie równolegle wielu wniosków należy skorzystać z mechanizmu subkont.

spis treści

5. Wysłanie wniosku projektowego

Po wypełnieniu wszystkich pól, załączeniu załączników obowiązkowych i zaznaczeniu oświadczeń należy wysłać wniosek klikając przycisk „Prześlij” w ostatniej zakładce formularza (Podsumowanie). Po wysłaniu nie ma możliwości edycji, jest natomiast możliwość wydruku ostatecznej wersji wniosku (przed wysłaniem możliwe jest wydrukowanie jedynie wersji próbnej – na wydruku pojawia się wówczas taka informacja). Następnie ostateczną wersję wniosku należy podpisać przez upoważnione do tego osoby i przesłać wraz z załącznikami obowiązkowymi wyszczególnionymi w regulaminie konkursu do MSZ. Formularz wniosku posiada walidację poprawności niektórych danych – np. jeśli do formularza nie załączono wszystkich wymaganych załączników obowiązkowych po kliknięciu przycisku „Prześlij” wyświetli się odpowiednia zakładka oraz pojawi się na niej komunikat o braku tych załączników.

spis treści

6. Mechanizm subkont

Użytkownik konta głównego może tworzyć na nim subkonta. Subkonta umożliwiają równoczesną pracę wielu osób. Każde z subkont ma podgląd jedynie na wnioski przygotowywane w jego ramach – nie widzi natomiast wniosków przygotowywanych z poziomu konta głównego lub z poziomu innego subkonta. Wnioski wypełniane przez użytkowników subkont są natomiast widoczne dla użytkownika konta głównego, który ma możliwość podglądu i edycji wszystkich wniosków tworzonych w ramach subkont. Dodatkowo użytkownik subkonta nie ma możliwości przesłania wniosku do MSZ – jest to możliwe jedynie z poziomu konta głównego.

Aby utworzyć subkonto należy zalogować się na konto główne korzystając z loginu i hasła przesłanego w czasie rejestracji. Następnie wejść w zakładkę „Użytkownicy” i kliknąć w polecenie „Nowy użytkownik”. Następnie wypełnić odpowiednie pola (patrz zrzut ekranu poniżej), pamiętając aby przekazać login i hasło użytkownikowi subkonta.

Mechanizm subkont - zrzut ekranu

W sytuacji, gdy użytkownik główny uzna, że dostęp do subkonta nie jest już potrzebny osobie, która do tej pory korzystała, możliwe jest zablokowanie dostępu poprzez opcję „Konto zablokowane”. Status ten można w każdej chwili zmienić i przywrócić dostęp.

Aby zalogować się na subkonto należy na stronie logowania wpisać login (nazwę) nadany podczas tworzenia subkonta wraz następującym po nim oznaczeniem konta głównego (tj. nazwa@login_do_konta_głównego).

spis treści

7. Postępowanie w przypadku wystąpienia problemów z poprawnym wyświetlaniem załączników

W sytuacji, gdy wystąpią problemy z nieprawidłowym wyświetlaniem listy załączników (dotyczy to niektórych wersji przeglądarki Internet Explorer, przeglądarek Mozilla Firefox oraz Chrome) należy wylogować się, następnie poprzez opcje „Usuń historię przeglądania” usunąć pliki cookies oraz tymczasowe pliki internetowe. Następnie uruchomić ponownie przeglądarkę i powtórnie się zalogować. Jeśli powyższe rozwiązanie nie pomoże należy spróbować zalogować się do systemu używając innej przeglądarki internetowej. Aplikacja uniemożliwia wysłanie wniosku bez załączników obowiązkowych.

8. Korzystanie z przeglądarki Internet Explorer

W przypadku korzystania z przeglądarki Internet Explorer w wersji 11, możliwe jest wystąpienie problemów z wyświetlaniem niektórych elementów lub nawet dostępem do systemu. Najbardziej prawdopodobną przyczyną takiej sytuacji są ustawienia widoku zgodności. Aby sprawdzić jaką wersję przeglądarki Internet Explorer (IE) Państwo posiadają należy po uruchomieniu programu otworzyć zakładkę "Narzędzia" i wybrać opcję "Internet Explorer – informacje". W oknie pokazywana jest wersja przeglądarki. Problem nie powinien występować w wersjach wcześniejszych niż IE 11.

Poniższa instrukcja pokazuje jak ustawić w przeglądarce tryb zgodności w taki sposób, aby system działał poprawnie.

  1. Otworzyć przeglądarkę Internet Explorer 11
  2. Z menu "Narzędzia" wybrać "Ustawienia widoku zgodności" (Rys. 1) – otworzy się okno „Ustawienia widoku zgodności”

    Rys. 1. Ustawianie widoku zgodności dla witryny.

  3. Dodać portal do listy witryn wyświetlanych w widoku zgodności (Rys. 2 i 3)
Rys. 2. Wpisanie adresu do dodania – należy nacisnąć „Dodaj”. Rys. 3. Adres dodany – aby zachować zmiany należy nacisnąć „Zamknij”.

spis treści

w górę

Tagi